淺談環境管理體系的策劃
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發布時間：2018-12-17 11:04:45
ISO14001標準的管理模式是遵循PDCA的思想而建立的。因此，環境管理體系的策劃（Plan）是組織建立環境管理體系的第一步，也是改進環境績效和環境管理體系的基礎。“不預先在計劃中孕育的目的是不可能實現的”，這或許可以說明策劃過程的必要性。作為任何一名咨詢師，向組織提出良好的、建設性的體系策劃建議，是其職責所在，也是咨詢工作初期的難點。本文就個人體會提出幾點想法，希望能夠拋磚引玉，獲得同行對此問題的關注。
一、 體系策劃涉及的主要要素
ISO14001標準中的策劃部分包括4 .2和4.3兩大條款，即為最前面的5個要素：4.2，4.3.1，4.3.2，4.3.3，4.3.4。由于其中4.3.1環境因素的識別和評價、4.3.2法律與其他要求的獲取和適用性的判斷，在咨詢慣例中被列入初始環境評審而不在體系策劃中，并已有專門的文章進行過比較深入的討論，本文將不再涉及。就一般情況而言，體系策劃還必須包括4.4.1機構與職責和4.4.4環境管理體系文件等內容，因此體系策劃主要涉及4 .2，4.3.3，4.3.4，4.4.1，4.4.4等要素。
二、 體系策劃在環境管理體系建立過程中的重要作用
制定計劃在管理中的重要性眾所周知，而策劃具有比計劃更為廣泛的內容。如果說初始環境評審為環境管理體系最初的建立提供了依據，那明確環境管理體系要取得的成果和取得的方式方法，明確為滿足相關的法律法規要求而必須加以管理的內容，則是環境管理體系建立的基礎，即所謂體系策劃。
如果體系策劃存在某種缺陷，例如常見的組織的某種活動或行業的特征污染物缺乏改善和控制，往往要等到組織開展內部審核或模擬審核時才被發現，而對體系的調整仍然要從最初的策劃要素入手，如此增加了文件修改和發行的工作量，減少了實施改善措施的時間，甚至給認證進度帶來不利影響。
三、 體系策劃前需收集的信息
為了能夠進行全面周到的體系策劃，策劃之前一定要獲得充分的相關信息，其主要內容應包括：
1． 組織的環境影響評價報告及其批復，如果建設工程分為一期、二期、三期等，則每期工程的環境影響評價報告書、申報表及其批復都應當收集；
2． 組織為集中排污的設備而建設的環保設施的“三同時”驗收監測報告及其批復，如燃煤鍋爐或燃油發電機的除塵和消音設備和設施等；
3． 近幾年的污染物排放（廢氣、廢水、粉塵和噪音等）監測報告；
4． 地方環保局或行業主管部門下達的污染物總量控制指標；
5． 初始環境評審的結果，如組織評價的重要環境因素，適用的法律法規條款和執行的污染物排放指標，近幾年組織生產過程的主要能耗和物耗統計以及同行業的水平等；
6． 總公司或上級主管部門的經營或環保理念及方針；
7． 現有的組織機構設置和各部門職責分配的相關文件；
8． 已有的員工教育和培訓、文件和記錄管理、分供方評價、物業管理、安全消防管理、儀器儀表校準和維護管理、內部審核和管理評審等相關文件和規章制度。
四、 體系策劃的要點
1． 環境方針的策劃
ISO14001標準4 .2條款中明確規定，環境方針由最高管理者制定，應適合于組織的性質、規模和環境影響，應包括三個承諾和一個框架。其中最重要的是方針要具有本組織的特點，要反映本組織的環境保護理念和宗旨。
環境方針要突出本組織的行業特點，就要承諾對本組織的活動中最有可能帶來重大環境影響的方面進行改善，并反映出環境目標和指標的主要內容和環境管理的側重點。
隸屬于總公司的子公司或下屬公司在制定環境方針時必須考慮總公司的經營方針和環保理念，子公司的方針至少應在某些方面將總公司的方針具體化，以形成制定和評審目標和指標的框架。
組織在制定環境方針時還應考慮到本地區特有的環境問題，如某種資源的匱乏或某種特定污染物的控制，這有助于提升組織在地方政府部門和社區居民中的形象。
環境方針通常不能用簡單的一句話來表達。其文字形式一般為兩種：其一是簡短的概述下面列出承諾的條款，概述主要表明本組織的環保理念，承諾條款是上述理念的具體描述；其二是對仗的詞句下面附上名詞的解釋，簡潔的語句便于記憶，但要通過名詞解釋明確承諾和框架。
2． 環境目標和指標的策劃
目標和指標的制定是體系策劃的關鍵部分。ISO14001標準4.3.3條款指出，目標和指標的制定應考慮法律及其他要求、重要環境因素、可選技術方案、財務、運行和經營要求、相關方的觀點，還包括環境方針中的框架。由于需要考慮方方面面，難度也比較大。但是在諸多因素中仍然存在最優的選擇，就是法律法規的要求，換句話說，凡是不符合法律法規要求的行為應列入目標指標加以改善。因為，在重要環境因素的評價原則中已經包含了違反法律法規和超標排放污染物，上述選擇不會與重要環境因素相矛盾；對于一般的污染物治理和能源、資源消耗管理，技術上和經濟上的可行性總是相對的，實際上是投入資源的多少問題；相關方的觀點要考慮合理性，要視情況而定；而環境方針中的框架與目標和指標的具體內容是相輔相成的。因此，以法律法規的符合性作為制定目標和指標的首要依據，可以減少目標設立時的困難，除此之外所確定的目標可以更多地從經濟上和技術上的可行性來考慮。
目標和指標應盡可能量化。量化的指標通常是組織應達到的污染物排放標準中的指標，以及單位產品或萬元產值的能耗、物耗指標，如果所設立的目標本年度不能完成，指標可以按年度設置，但要體現持續改進的要求。一些組織沒有實施二級計量，或其涉及的活動差別較大，產品品種和規格繁多，在制定能耗或物耗指標時，往往遇到計量或考核方面的困難，需要先完善二級計量條件，從設立局部指標開始，如以部門、活動或產品等作為一個單元，逐步達到對組織整體的考評。目標必須明確具體，尤其在指標不可量化時，明確具體的目標和指標才能為其評審提供依據。
3． 環境管理方案的策劃
ISO14001標準4.3.4條款指出，環境管理方案是為實現目標和指標而制定的計劃，它包括方法措施、職責分配和時間進度安排等，每項目標和指標都應有一個方案或一套措施來保證其最終達成。事實上，對于違反法律法規要求或超標排放污染物而設立的目標和指標，必須制定一套措施以改善環境績效；而對于除此之外設立目標和指標，經常是先考慮經濟上和技術上的可行性，即是否有可供選擇的方法和措施，以及這類方法和措施所需投入的資金是否可承受。如果兩者之中的一項被否定，則該目標和指標就可能被取消，或者在進行了充分的調研之后才決定是否立項。因此，方案的策劃并不完全在目標和指標確定之后，而應該同時進行。方案中的方法和措施大多是技術問題，咨詢師只可能提供一些技術信息，要由組織的相關職能部門經過反復的論證來確定。
為了保證方案的實施，應將職責細化，如規定每項措施或步驟的起止時間；以及對投資較大的項目作出資金預算，并列入組織的年度財務計劃。
4． 環境管理組織機構與職責的策劃
組織的環境管理機構設置與日常管理的組織機構并不相同，而環境管理組織機構的確定不但涉及體系的職責分配，而且將決定體系的認證范圍。在體系策劃中，首先必須將組織希望獲得認證的區域、現場、活動和產品等涉及的部門全部納入體系，同時還要考慮哪些區域或活動可以與體系分開，作為組織的相關方，而哪些則必須作為體系的一部分，以滿足認證規范的要求。
組織機構中各職能和層次在體系中的職責應從最高管理者、環境管理者代表、部門主管到重要環境崗位和一般員工。除了員工之外，職責規定所涉及的內容應與環境管理組織機構圖中涉及的層次和部門相一致，即圖中的每一個層次和部門都應在體系中負有職責。在職責規定中要明確在實施ISO14001標準的17個要素時的主要職責分配。
5． 環境管理體系文件結構和組成的策劃
建立環境管理體系的幾個階段中，體系策劃之后便是編寫環境管理體系文件。因此，文件化體系的結構和組成是體系策劃中必不可少的內容。ISO14001標準4.4.4條款中沒有規定環境管理體系結構和形式，通常情況下應與組織已有的質量體系文件的結構和形式相一致，以便于體系的整合。體系文件一般由三個層次組成，即手冊、程序文件、作業指導書，但應針對組織的規模大小和管理慣例作相應的調整。對于機構規模較大，部門分工細化的組織，一般需要多于三個層次的文件結構，以提供充分的指導；而對于機構設置簡單，部門職責兼顧的組織，則可以只采用兩層次的文件結構（手冊和程序文件），以簡化文件化的體系。
在體系策劃中涉及的體系文件組成主要指程序文件的組成。對于已經建立和實施了質量體系的組織，應考慮使質量和環境共用程序文件，如教育和培訓、文件管理、記錄管理、分供方評價、儀器儀表校準和維護、內部審核等。目標和指標、管理評審的內容可以編寫程序文件，也可以在手冊中提供一定的操作性而省去程序文件。文件組成的策劃中最重要的是運行控制和應急準備與響應程序文件的組成與組織原有的現場管理存在缺陷的方面。應急準備與響應程序文件的組成與組織的性質密切相關，存在著比較多的發生意外事故和緊急情況隱患的組織，應針對不同的情況分別制定程序，以健全相應管理制度，避免該程序文件篇幅過長。
總之，環境管理體系的策劃涉及內容較多，還有諸如確定可行的認證范圍、制定體系建立和推進計劃等方面的工作。每一個咨詢師在工作中都有自己的一套方式方法，應該說體系策劃沒有最好，只有更好。
